FAQ - VEELGESTELDE VRAGEN - TROUBLE SHOOTING
Volg deze pagina om antwoorden te vinden op veel gestelde vragen; voorkomende problemen
SYSTEEMVEREISTEN
CLUB ADMINISTRATIE kan zowel op Windows® als Mac® systemen gebruikt worden. Elk systeem waarop Microsoft Office geïnstalleerd is moet werken. De werking van de administratie draait dus onder Microsoft Excel®. (het pakket werd ontworpen met Office 2021/Nederlands)
Een PC/LAPTOP/TABLET met minimaal 4GB RAM geheugen is het absolute minimum. Het is niet handig de software te gebruiken op je mobiele telefoon.
De bestanden kunnen tevens geopend worden op Microsoft365 maar de modules met macro's kan je waarschijnlijk niet gebruiken/bewerken.
⚠️ Andere freeware of commerciële officepakketten die pretenderen compatibel te zijn met Microsoft Office zullen niet werken! We hebben er vele getest en geen enkel pakket kan macro's van Microsoft Excel (dit zijn automatiseringsprocessen) draaien. De modules zonder macro's kan je wel probleemloos openen en bewerken. Het beste gratis officepakket is OnlyOffice.
Is het kasboek/facturatie pakket compatibel met 'Peppol' (verplichte electronische facturatie vanaf 2026)? ⚠️ Het antwoord is NEEN! Onze administratie richt zich voornamelijk naar niet btw-plichtige verenigingen. Deze hebben voldoende aan een eenvoudig kasboek. Volgens STATBEL zijn er in ons land ca. 137.000 vzw's waarvan maximaal 25% btw-plichtig. Andere onderzoeken wijzen uit dat er ook nog zo'n 25.000 feitelijke verenigingen zijn.
Verenigingen met commerciële activiteiten zullen naar commerciële oplossingen moeten zoeken. Het netwerk Peppol zelf is gratis (delen van de infrastructuur) — maar een provider, toegangspunt of software kan kosten in rekening brengen.
⚠️ Een aanrader is www.penningmeester.be ; zij hanteren zeer gunstige tarieven voor verenigingen.
Er zijn ook softwarepakketten die je pdf. kunnen converteren en peppol compatibel maken.
Onze tip! KIJK EERST EENS NA OF U WEL VERPLICHT BENT OM PEPPOL TE GAAN GEBRUIKEN! Op de website van eFactuur Belgium lezen we: "Is één van de twee partijen niet btw-plichtig? Dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge transacties." Lees HIER het volledige artikel.
Peppol E-facturatie (vanaf 2026)
WAAROM IS ER GEEN DOWNLOAD?
Wij willen u een 100% veilig en virusvrij softwarepakket aanbieden. De online wereld is onveilig en gevoelig aan hacking. Daarom stellen we de administratie ter beschikking op een beveiligde, snelle 3.0 USB-stick. ⚠️ Alleen u kan de software openen met een paswoord dat u per e-mail zal ontvangen. De code kan u daarna zelf aanpassen.
Een andere reden is dat bijna elke online aangeboden software gekraakt wordt en op allerlei dubieuze websites te vinden is; vaak met virussen en malware geïnfecteerd. Dat willen we voorkomen.
Met andere woorden, je bent maar veilig als je het zelf in handen houdt.
IS DE SOFTWARE ECHT GRATIS?
Ja! Club Administratie is 100% gratis software. Niet commerciële verenigingen en organisaties mogen het onbeperkt gebruiken. We komen zelf uit het verenigingsleven en weten maar al te goed dat financiële middelen vaak beperkt zijn. En omdat we het hart op de juiste plaats hebben bieden we de software volledig gratis aan. Elke vereniging heeft recht op een professionele administratie!
Er zijn geen beperkingen ingebouwd en elke module kan je naar eigen smaak verder uitbouwen of aanpassen. Niets is met een paswoord verborgen (uitgezonderd een verborgen © watermerk, maar daar merk je niets van in het gebruik.)
De software wordt aangeleverd op een 3.0 USB-stick verpakt in een handig bewaardoosje.
⚠️ De verpakking- en verzendkosten zijn wel ten laste van de gebruiker; u betaald hiervoor 15€ (verzending binnen België)
SOFTWARE HANDLEIDING
De software handleiding is een zogenaamd exe.bestand. Een EXE-bestand (afgeleid van "executable") is een uitvoerbaar bestand dat wordt gebruikt om software of programma's op een computer uit te voeren. Wanneer je een EXE-bestand opent, start het programma automatisch, zonder dat je extra software nodig hebt om het te interpreteren. Er wordt niets geïnstalleerd.
⚠️ Je computer zal waarschijnlijk waarschuwen wanneer je de handleiding opent. Dit soort bestanden wordt vaak gebruikt voor het verspreiden van virussen en malware als je bestanden van ongekende oorsprong opent.
Je mag de handleiding vertrouwen en je PC toelating geven om het bestand uit te voeren.
De handleiding is een zogenaamd 'flipalbum', een digitaal eBOOK waar je doorheen kan bladeren zoals een boek of magazine. De handleiding heeft 127 bladzijden waarin alle modules tot in detail worden toegelicht. Het werkt alleen op Windows systemen. Heb je een Mac? Gebruik dan de handleiding op pdf. formaat die je kan terugvinden op je USB-stick.
BEVEILIGDE WEERGAVE
De software draait, zoals eerder aangegeven, onder Microsoft Excel. Wanneer je nieuwe bestanden voor het eerst opent kan je onderstaande waarschuwing krijgen. Dit is gewoon een standaard waarschuwing die in Excel is ingebouwd. ⚠️ Klik op 'bewerken inschakelen'.
WERKEN MET MACRO'S
HULP INROEPEN
KOLOMMEN & RIJEN
TRAGE DESKTOP/LAPTOP?
BACKUPPEN
Heel wat modules in de administratie werken met macro's. Een macro in Excel is een geautomatiseerde reeks opdrachten die repetitieve taken uitvoert. Het wordt gemaakt met VBA (Visual Basic for Applications) en kan processen zoals gegevensinvoer, berekeningen en formatering versnellen. Kortom: een macro helpt bij het automatiseren van handelingen binnen Excel!
Standaard heeft Excel macro's uitgeschakeld. Je moet Excel toelaten om macro's te draaien.
Als je nevenstaande waarschuwing ziet (onder programmacode) klik dan op ⚠️ Macrobeveiling en daarna op toelaten.
Als je de waarschuwing niet ziet moet je het even handmatig uitvoeren;
Ga naar ‘start’→’opties’→’vertrouwenscentrum’→’instellingen voor het vertrouwenscentrum’. Nu zie je bovenaan de ‘macro-instellingen’ staan. Kies de laatste optie ‘VBA-macro’s toestaan’. Klik op ‘OK’.
Onder normale omstandigheden zal je weinig problemen ondervinden. Je moet alleen data invullen en opslaan. Mocht je desondanks toch ergens vastlopen dan is Microsoft Copilot® je beste vriend. Deze Ai chat box geeft antwoorden op al je vragen. ⚠️Let wel op! Copilot denkt standaard Amerikaans, dus je moet duidelijk aangeven met welke versie en taal je Excel werkt.
Klik op nevenstaand logo om naar Copilot te gaan.
⚠️ Je mag nooit kolommen, rijen of tabbladen verwijderen, verplaatsen of hernoemen want dan gaat bij sommige werkbladen de automatisering niet meer werken en krijg je foutmeldingen!
Om die redenen hebben we bij sommige modules de tabbladen, het ‘lint’, de formulebalk en andere elementen, die je in principe niet nodig hebt, verborgen. Je IT verantwoordelijke weet hoe je die verborgen functies kan terughalen mocht dit nodig zijn.
⚠️ Computers met een laag RAM (werk) geheugen kunnen minder goed om met zware bestanden. Het inladen zal trager gaan. Zeker de handleiding zal wat tijd vragen om te laden. Ook het inlezen van een USB-stick verloopt op dit soort computers wat trager! Je kan dan beter de volledige inhoud van je USB-stick naar je bureaublad slepen en van daaruit werken.
1. We lezen het regelmatig, verloren gegevens! ⚠️ Maak er een goede gewoonte van om bij het afsluiten van je administratie een backup te maken! Sla de gegevens op in je cloud of een externe harde schijf. Ooit zal je blij zijn deze discipline te respecteren. Het opslaan van de gegevens duurt amper een paar seconden. Het gratis Iperius Backup programma is voor de doorsnee gebruiker meer dan voldoende om veilige back-ups te maken.
2. ⚠️ Het is raadzaam, nog voor je de software gaat gebruiken, een volledige backup te maken van de administratie. Zo heb je altijd correct werkende modules mocht er zich ooit een probleem voordoen. Hou deze backup opzij en gebruik hem enkel in geval van nood. Met andere woorden: maak onmiddellijk bij ontvangst een copy van je USB-stick!